¿Cómo organizar un evento deportivo exitoso y no morir en el intento?

No importa en qué parte del mundo nos situemos, los deportes generan una gran expectativa. Por ello, muchas empresas se aventuran a organizar eventos deportivos, no obstante, estos suelen ser muy particulares y complejos ¿Por qué? Bueno esto se debe a que requieren acciones mientras se llevan a cabo. Pero tranquilo, en este artículo te daremos consejos para no tener ningún tipo de inconveniente a la hora de producirlos.

Para las personas que todavía no están convencidas de la gran influencia que tienen los eventos deportivos en el público, podemos mencionar lo que pasa en España. El famoso FC Barcelona atrae el 6% del turismo que llega a Cataluña. Y si piensas que solo el fútbol genera algo así, estás equivocado. En el País Vasco el surf genera la llegada de muchos turistas (35% en demanda de hoteles) y cerca del 80% de personas que llegan a Mallorca lo hacen por motivos relacionados con algún deporte.

El párrafo anterior es un claro ejemplo de lo importante que es el deporte en otras partes del mundo, lo que recalca la importancia de las productoras de eventos deportivos al organizarlos. Estas tienen muy claro que toda actividad deportiva posee un protocolo muy particular y con ella una legislación específica, y se deberán cumplir para garantizar el éxito.

Algunos expertos en la organización de eventos deportivos en Lima consideran que existen tres etapas que analizaremos a continuación:

1era Etapa

La primera etapa es muy similar a la de cualquier otro evento. Se elige a quienes está dirigido (público objetivo), se definen los objetivos, el tipo de actividades que se llevarán a cabo, quiénes podrán participar, el ambiente o lugar, la hora, fecha y el presupuesto con el que se contará.

Debemos hacer énfasis en el presupuesto, ya que de ello dependen todos los aspectos que hemos mencionado en el párrafo anterior.  Una vez que esté establecido y aprobado, debemos distribuirlo de una forma estratégica asegurándonos que todo lo que necesitemos este cubierto.

2da Etapa

En esta etapa se empieza a ver la parte legal. Tenemos que tramitar cualquier tipo de documento o licencia que nos permita desarrollar el evento deportivo junto a todas sus actividades. Ejemplo: venta de comidas, bebidas, uso de la vía pública (si es necesario), los seguros de responsabilidad social, etc.; para que esto pueda llevarse de la mejor manera, lo mejor será realizar una repartición de responsabilidades entre todo el equipo de trabajo.

Aquí también se tiene que ver las estrategias de publicidad. La difusión del evento deportivo es de vital importancia, debemos recordar que, el éxito de cualquier evento se mide a partir de la asistencia del público que reciba. Así que, ponte mosca en este punto y utiliza cualquier medio para difundir tu evento.

3era Etapa

Esta quizá sea la más laboriosa de todas, porque debemos estar pendiente de todos los acontecimientos que se vayan dando mientras se desarrolla el evento. Esta claro que para el día central debemos contar con suficiente personal de staff (jueces, asistentes de campo, personal de limpieza, catering, seguridad etc.), solo así las actividades se podrán desarrollar sin ningún inconveniente.

No te olvides de los medios de comunicación. La convocatoria de la prensa es importante para garantizar el éxito del evento, debemos tratar de facilitarles el acceso para que puedan cubrir todo el evento y repercutirlo. Como último consejo, actualiza todas tus redes sociales. Es importante difundir fotografías, videos y cualquier material que ayude a tu empresa; así tal vez generes expectativa para un próximo evento.

Sigue estos consejos y organiza un evento deportivo exitoso, si tienes más dudas sobre algún punto en específico, lo mejor será que acudas a las mejores empresas productoras de eventos, ellos sin duda te ayudarán a solucionar cualquier problema antes, durante y después. 

¿Qué debemos hacer una vez terminado nuestro evento deportivo, corporativo o social?

Las empresas productoras de eventos tienen muy claro que el organizar un certamen no solo debemos enfocarnos en el día en que se lleva a cabo, también es importante trabajar duro en los días previos y momentos después de que este culmine. Por ello, en este artículo te recordaremos algunas cosas que debes hacer una vez que termine el acto de cierre de tu evento.

Aunque en muchas ocasiones se contratan a empresas productoras para garantizar el éxito de un evento deportivo, corporativo, social o cualquier otro; tenemos que comprender que aun cuando el público ya se haya ido, es necesario que se siga trabajando. Si bien, en los días previos al evento se realizan campañas publicitarias en las que se publicita el evento, ¿qué debemos hacer una vez el día central terminado?

Conozcamos un poco acerca de las tareas que debemos realizar post evento:

Limpieza del recinto. Así como nos tomamos el tiempo para decorar y hacer ver nuestro evento como el más fantástico del año, también debemos limpiar todo el local. Porque es muy seguro que cuando haya desaparecido todo el público observaremos un montón de basura.

Pero no solo se trata de recoger basura, también se tendrá que empezar con el retiro de los stands, banners y el desmantelamiento de cualquier tipo de estructura que se haya utilizado. Por lo general, se contrata personal para esta tarea, pero recuerda que si tu presupuesto es ajustado no tendrás más alternativa que poner manos a la obra.

Realiza los agradecimientos respectivos y actualiza tus redes. Siempre es bueno ser agradecido con las personas que te apoyan, por eso has público el saludo a los sponsors, tu personal que trabajo duro el día del evento, a la prensa que asistió y por supuesto a todas las personas que asistieron y participaron.

Es necesario que, y junto a lo anterior, actualices tus redes sociales. De esta forma podrás dar a conocer lo fabuloso que estuvo tu evento. Sube a las redes fotografías, videos, presentaciones y cualquier otro material que haya sido producido en ese momento.

Empieza a medir tus resultados. Terminado el evento, tienes que empezar a analizar todos los datos que recopilaste. Esto es muy importante puesto que te será de mucha ayuda y te servirá de experiencia para el próximo evento que realices.

Entre los puntos principales que debes analizar están la asistencia de tu público y el retorno de tu inversión. Lo primero es sencillo, ya que te permitirá saber que tan efectiva fue tu convocatoria (muchos afirman que un evento exitoso es el que reúne al menos a la mitad de sus invitados). El segundo punto tampoco es difícil de explicar, si el dinero recaudado supera lo invertido, podremos decir que fue un éxito el evento y valió la pena su realización.

Revisa los problemas ocurridos y plantea soluciones. Ningún evento es perfecto, siempre surgirán pequeños inconvenientes, por eso es necesario que realices encuestas en las que podrás saber la opinión de tu público. Una vez realizado este proceso de recopilación plantea soluciones que te permitan evitar estas malas experiencias en un futuro.

Ordena la información, realiza un reporte y envía el material a las personas que lo soliciten. Es necesario que realices un reporte con toda la información recopilada (puedes añadirle observaciones y soluciones para un próximo evento). Mantener ordenada la información te permitirá no olvidar cualquier pendiente que hayas dejado como, por ejemplo, algún pago.

Y no olvides enviar el material recopilado (videos y fotografías) a los sponsors que te lo pidan, en muchas ocasiones suelen compartirlos en sus redes o incluso como promocionarlos, lo que claramente sería una ayuda para ti.

Recuerda que, aunque realizar un evento deportivo, corporativo o social puede resultar muy agotador, quedarás muy satisfecho con todo el trabajo realizado. Si tienes más dudas sobre cómo realizar un evento exitoso, no temas en consultar con las mejores productoras de eventos deportivos, corporativos y sociales del Perú, ellas con sus amplias experiencias no dudarán en asesorarte y por qué no ayudarte con la realización.