Las empresas productoras de
eventos tienen muy claro que el organizar un certamen no solo debemos
enfocarnos en el día en que se lleva a cabo, también es importante trabajar
duro en los días previos y momentos después de que este culmine. Por ello, en
este artículo te recordaremos algunas cosas que debes hacer una vez que termine
el acto de cierre de tu evento.
Aunque en muchas ocasiones se
contratan a empresas productoras para garantizar el éxito de un evento
deportivo, corporativo, social o cualquier otro; tenemos que comprender que aun
cuando el público ya se haya ido, es necesario que se siga trabajando. Si bien,
en los días previos al evento se realizan campañas publicitarias en las que se
publicita el evento, ¿qué debemos hacer una vez el día central terminado?
Conozcamos un poco acerca de las
tareas que debemos realizar post evento:
Limpieza del recinto. Así como nos tomamos el tiempo para decorar y
hacer ver nuestro evento como el más fantástico del año, también debemos
limpiar todo el local. Porque es muy seguro que cuando haya desaparecido todo
el público observaremos un montón de basura.
Pero no solo se trata de recoger
basura, también se tendrá que empezar con el retiro de los stands, banners y el
desmantelamiento de cualquier tipo de estructura que se haya utilizado. Por lo
general, se contrata personal para esta tarea, pero recuerda que si tu
presupuesto es ajustado no tendrás más alternativa que poner manos a la obra.
Realiza los agradecimientos respectivos y actualiza tus redes.
Siempre es bueno ser agradecido con las personas que te apoyan, por eso has
público el saludo a los sponsors, tu personal que trabajo duro el día del
evento, a la prensa que asistió y por supuesto a todas las personas que
asistieron y participaron.
Es necesario que, y junto a lo
anterior, actualices tus redes sociales. De esta forma podrás dar a conocer lo
fabuloso que estuvo tu evento. Sube a las redes fotografías, videos, presentaciones
y cualquier otro material que haya sido producido en ese momento.
Empieza a medir tus resultados. Terminado el evento, tienes que
empezar a analizar todos los datos que recopilaste. Esto es muy importante
puesto que te será de mucha ayuda y te servirá de experiencia para el próximo
evento que realices.
Entre los puntos principales que
debes analizar están la asistencia de tu público y el retorno de tu inversión.
Lo primero es sencillo, ya que te permitirá saber que tan efectiva fue tu
convocatoria (muchos afirman que un evento exitoso es el que reúne al menos a
la mitad de sus invitados). El segundo punto tampoco es difícil de explicar, si
el dinero recaudado supera lo invertido, podremos decir que fue un éxito el
evento y valió la pena su realización.
Revisa los problemas ocurridos y plantea soluciones. Ningún evento
es perfecto, siempre surgirán pequeños inconvenientes, por eso es necesario que
realices encuestas en las que podrás saber la opinión de tu público. Una vez
realizado este proceso de recopilación plantea soluciones que te permitan
evitar estas malas experiencias en un futuro.
Ordena la información, realiza un
reporte y envía el material a las personas que lo soliciten. Es necesario que
realices un reporte con toda la información recopilada (puedes añadirle
observaciones y soluciones para un próximo evento). Mantener ordenada la
información te permitirá no olvidar cualquier pendiente que hayas dejado como,
por ejemplo, algún pago.
Y no olvides enviar el material
recopilado (videos y fotografías) a los sponsors que te lo pidan, en muchas
ocasiones suelen compartirlos en sus redes o incluso como promocionarlos, lo
que claramente sería una ayuda para ti.
Recuerda que, aunque realizar un
evento deportivo, corporativo o social puede resultar muy agotador, quedarás
muy satisfecho con todo el trabajo realizado. Si tienes más dudas sobre cómo
realizar un evento exitoso, no temas en consultar con las mejores productoras de eventos deportivos, corporativos y sociales del Perú, ellas con sus amplias experiencias no dudarán en asesorarte y
por qué no ayudarte con la realización.
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