No importa en qué parte del mundo
nos situemos, los deportes generan una gran expectativa. Por ello, muchas
empresas se aventuran a organizar eventos deportivos, no obstante, estos suelen
ser muy particulares y complejos ¿Por qué? Bueno esto se debe a que requieren
acciones mientras se llevan a cabo. Pero tranquilo, en este artículo te daremos
consejos para no tener ningún tipo de inconveniente a la hora de producirlos.
Para las personas que todavía no
están convencidas de la gran influencia que tienen los eventos deportivos en el
público, podemos mencionar lo que pasa en España. El famoso FC Barcelona atrae
el 6% del turismo que llega a Cataluña. Y si piensas que solo el fútbol genera
algo así, estás equivocado. En el País Vasco el surf genera la llegada de
muchos turistas (35% en demanda de hoteles) y cerca del 80% de personas que
llegan a Mallorca lo hacen por motivos relacionados con algún deporte.
El párrafo anterior es un claro
ejemplo de lo importante que es el deporte en otras partes del mundo, lo que
recalca la importancia de las productoras de eventos deportivos al
organizarlos. Estas tienen muy claro que toda actividad deportiva posee un
protocolo muy particular y con ella una legislación específica, y se deberán cumplir
para garantizar el éxito.
Algunos expertos en la organización
de eventos deportivos en Lima consideran que existen tres etapas que
analizaremos a continuación:
1era Etapa
La primera etapa es muy similar a
la de cualquier otro evento. Se elige a quienes está dirigido (público objetivo), se definen los objetivos, el tipo de actividades que se
llevarán a cabo, quiénes podrán participar, el ambiente o lugar, la hora, fecha
y el presupuesto con el que se contará.
Debemos hacer énfasis en el
presupuesto, ya que de ello dependen todos los aspectos que hemos mencionado en
el párrafo anterior. Una vez que esté
establecido y aprobado, debemos distribuirlo de una forma estratégica asegurándonos
que todo lo que necesitemos este cubierto.
2da Etapa
En esta etapa se empieza a ver la
parte legal. Tenemos que tramitar cualquier tipo de documento o licencia que
nos permita desarrollar el evento deportivo junto a todas sus actividades.
Ejemplo: venta de comidas, bebidas, uso de la vía pública (si es necesario),
los seguros de responsabilidad social, etc.; para que esto pueda llevarse de la
mejor manera, lo mejor será realizar una repartición de responsabilidades entre
todo el equipo de trabajo.
Aquí también se tiene que ver las
estrategias de publicidad. La difusión del evento deportivo es de vital
importancia, debemos recordar que, el éxito de cualquier evento se mide a
partir de la asistencia del público que reciba. Así que, ponte mosca en este
punto y utiliza cualquier medio para difundir tu evento.
3era Etapa
Esta quizá sea la más laboriosa
de todas, porque debemos estar pendiente de todos los acontecimientos que se vayan
dando mientras se desarrolla el evento. Esta claro que para el día central debemos
contar con suficiente personal de staff (jueces, asistentes de campo, personal
de limpieza, catering, seguridad etc.), solo así las actividades se podrán
desarrollar sin ningún inconveniente.
No te olvides de los medios de comunicación.
La convocatoria de la prensa es importante para garantizar el éxito del evento,
debemos tratar de facilitarles el acceso para que puedan cubrir todo el evento
y repercutirlo. Como último consejo, actualiza todas tus redes sociales. Es
importante difundir fotografías, videos y cualquier material que ayude a tu
empresa; así tal vez generes expectativa para un próximo evento.
Sigue estos consejos y organiza un evento
deportivo exitoso, si tienes más dudas sobre algún punto en específico, lo
mejor será que acudas a las mejores empresas productoras de eventos, ellos sin
duda te ayudarán a solucionar cualquier problema antes, durante y después.
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