¿Cómo organizar un evento deportivo exitoso y no morir en el intento?

No importa en qué parte del mundo nos situemos, los deportes generan una gran expectativa. Por ello, muchas empresas se aventuran a organizar eventos deportivos, no obstante, estos suelen ser muy particulares y complejos ¿Por qué? Bueno esto se debe a que requieren acciones mientras se llevan a cabo. Pero tranquilo, en este artículo te daremos consejos para no tener ningún tipo de inconveniente a la hora de producirlos.

Para las personas que todavía no están convencidas de la gran influencia que tienen los eventos deportivos en el público, podemos mencionar lo que pasa en España. El famoso FC Barcelona atrae el 6% del turismo que llega a Cataluña. Y si piensas que solo el fútbol genera algo así, estás equivocado. En el País Vasco el surf genera la llegada de muchos turistas (35% en demanda de hoteles) y cerca del 80% de personas que llegan a Mallorca lo hacen por motivos relacionados con algún deporte.

El párrafo anterior es un claro ejemplo de lo importante que es el deporte en otras partes del mundo, lo que recalca la importancia de las productoras de eventos deportivos al organizarlos. Estas tienen muy claro que toda actividad deportiva posee un protocolo muy particular y con ella una legislación específica, y se deberán cumplir para garantizar el éxito.

Algunos expertos en la organización de eventos deportivos en Lima consideran que existen tres etapas que analizaremos a continuación:

1era Etapa

La primera etapa es muy similar a la de cualquier otro evento. Se elige a quienes está dirigido (público objetivo), se definen los objetivos, el tipo de actividades que se llevarán a cabo, quiénes podrán participar, el ambiente o lugar, la hora, fecha y el presupuesto con el que se contará.

Debemos hacer énfasis en el presupuesto, ya que de ello dependen todos los aspectos que hemos mencionado en el párrafo anterior.  Una vez que esté establecido y aprobado, debemos distribuirlo de una forma estratégica asegurándonos que todo lo que necesitemos este cubierto.

2da Etapa

En esta etapa se empieza a ver la parte legal. Tenemos que tramitar cualquier tipo de documento o licencia que nos permita desarrollar el evento deportivo junto a todas sus actividades. Ejemplo: venta de comidas, bebidas, uso de la vía pública (si es necesario), los seguros de responsabilidad social, etc.; para que esto pueda llevarse de la mejor manera, lo mejor será realizar una repartición de responsabilidades entre todo el equipo de trabajo.

Aquí también se tiene que ver las estrategias de publicidad. La difusión del evento deportivo es de vital importancia, debemos recordar que, el éxito de cualquier evento se mide a partir de la asistencia del público que reciba. Así que, ponte mosca en este punto y utiliza cualquier medio para difundir tu evento.

3era Etapa

Esta quizá sea la más laboriosa de todas, porque debemos estar pendiente de todos los acontecimientos que se vayan dando mientras se desarrolla el evento. Esta claro que para el día central debemos contar con suficiente personal de staff (jueces, asistentes de campo, personal de limpieza, catering, seguridad etc.), solo así las actividades se podrán desarrollar sin ningún inconveniente.

No te olvides de los medios de comunicación. La convocatoria de la prensa es importante para garantizar el éxito del evento, debemos tratar de facilitarles el acceso para que puedan cubrir todo el evento y repercutirlo. Como último consejo, actualiza todas tus redes sociales. Es importante difundir fotografías, videos y cualquier material que ayude a tu empresa; así tal vez generes expectativa para un próximo evento.

Sigue estos consejos y organiza un evento deportivo exitoso, si tienes más dudas sobre algún punto en específico, lo mejor será que acudas a las mejores empresas productoras de eventos, ellos sin duda te ayudarán a solucionar cualquier problema antes, durante y después. 

Descubra el por qué son tan importantes los eventos empresariales

Es muy común en las empresas realizar o contratar productoras de eventos con el fin de reforzar algunos objetivos, enfocar y lograr metas. Además, contribuyen a la unión de los miembros del equipo de trabajo. Por ello, es muy importante su planificación. Pero, ¿sabemos en qué situaciones o momentos realizarlos? ¿cómo asegurar que sea un éxito? Todas estas interrogantes las responderemos en este artículo.

No podemos negar que, este tipo de eventos deben realizarse sin lugar a duda dentro de cualquier empresa sin importar el rubro en el que labore. Aunque, debemos aclarar que la realización de estas actividades se da mucho mejor cuando la empresa en cuestión posee diversas sedes. Porque así se podrán fortalecer la conexión entre todas ellas.

Si bien, estos eventos corporativos no pueden realizarse muchas veces seguidas, lo ideal es que se celebre alguna actividad por lo menos una vez al mes. Así de paso, la empresa puede compartir con sus colaboradores información mediante ferias, exposiciones, conferencias, demostraciones, etc.

¿Cómo aseguro el éxito de estos eventos?

No importa que tipo de evento es el que quieras organizar, porque todas contribuirán con el mejoramiento de la empresa. La idea de garantizar el éxito, va de la mano con el cumplimiento de los objetivos planteados del mismo, además de, y por qué no, conseguir más clientes para el bienestar de la empresa.

Así que, lo primero que debes hacer es tener bien claro el propósito del evento que vas a organizar. Pero, el trabajo no culmina solo con lo anterior. Teniendo todo bien claro y organizado, debes procurar que esta idea central sea repartida de manera acertada en las diversas actividades programadas.

¿Qué actividades debes programar?

Algunas personas seguro pensarán que las actividades planificadas por la empresa solo deben ser conferencias, seminarios, entre otras que tengan una apariencia “formal”, pero eso es totalmente falso. Los mejores organizadores de eventos deportivos en Lima Perú sugieren que la realización de campeonatos internos es importante porque integran más a los miembros de cada equipo y por último nunca es malo promover el deporte.

La mayoría de empresas suelen organizar eventos deportivos para fechas como aniversario de la empresa, fiestas patrias, etc. Lo que está bien ya que hasta las personas que menos hablan en un equipo de trabajo terminan integrándose más lo que fortalece al grupo.

¿Qué precauciones debo tener a la hora de organizar un evento empresarial?

En lo que respecta a actividades como conferencias, reuniones, seminarios, entre otras de este tipo; la clave está en la organización con anticipación. En estos eventos no es necesario que cuentes con ayuda externa, puesto que es muy fácil de conseguir todos los elementos que utilizarás. Caso contrario ocurre con otras actividades como la organización de eventos deportivos.

En ese tipo de eventos, la mayoría de compañías suelen contratar a las mejores empresas productoras de eventos deportivos, porque el nivel de organización tiene que ser muy superior. Ya que se tienen que conseguir un sinfín de cosas como, por ejemplo, el local donde se llevará acabo, los elementos extras que se utilizarán, etc.

Así que ya lo sabes, los eventos empresariales son muy importantes porque contribuyen en gran medida a la propia como a sus equipos de trabajos. No olvides que, si necesitas ayuda o consejos para la planificación de actividades puedes recurrir a las empresas organizadoras de eventos, estas te guiarán al éxito sin ningún tipo de problema.

¿Problemas con la venta de entradas? Sigue estos consejos y has que tu evento sea todo un éxito

Organizar un evento de cualquier tipo es una tarea muy difícil de realizar si no cuentas con la debida planificación y el equipo adecuado. Por lo general, las empresas suelen contratar a productoras de eventos y activaciones btl para que se ocupen de este trabajo; pero solo las mejores saben lidiar con una parte importante de todo el proceso: La venta de entradas o inscripciones.

La clave para que el evento sea todo un éxito es la interacción del público con la marca o empresa organizadora. Por ello, todas las productoras se preguntan muy seguido el ¿qué hacer para concretar más ventas de entradas o inscripciones?

Está claro que todo dependerá de dos puntos: Primero, aumentar el número de conversiones; entiéndase conversiones como aquella acción que logramos que el cliente realice (comprar un ticket, suscribirse a una página, etc). El segundo es simple, hacer que mejore la difusión del evento. Pero, pasemos analizarlos de forma más detenida.

Conversiones

Creo que ya ha quedado claro que las conversiones son fundamentales para el éxito del evento. Por eso, debemos generar una serie de estrategias para alcanzar nuestro objetivo el vender una mayor cantidad de entradas.

• Realizar las ventas por cualquier canal. Es cierto que las redes sociales son todo un boom en lo que respecta a difusión, pero ¿por qué no usarlas para vender entradas? Tienes que sacarle todo el jugo que puedas a las redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, etc. No te restrinjas solo a vender por taquillas, centros comerciales o en el mismo local del evento.

• Diversidad en formas de pago. Sabemos que cada persona tiene preferencia por algún banco en específico así que no limites el modo de pago a una sola entidad bancaria ¿Tarjetas de crédito y cupones de pago? Por supuesto, dale esa facilidad a tu público y verás que tus ventas aumentarán.

• Estrategias en el manejo de precios. No, nos referimos a que remates el precio de tus entradas, eso sería algo sin sentido. Implementa algunas estrategias como, por ejemplo: descuentos a las personas que compren con anticipación, o si es que compran una cantidad determinada de entradas y si tu evento dura varios días puedes sacar abonos.

Difusión

Puede que algunos piensen que la estrategia para una buena difusión es muy parecida a la de conversiones (realizarla a través de todos los canales posibles), pero no es del todo cierto. Cuando se trata de difusión, se debe seleccionar o sectorizar mejor las publicidades para llegar a las personas que gustan de estos eventos y por ende hay una mayor probabilidad de compra.

Te mostraremos algunos métodos que puedes utilizar:

• Página web y redes sociales oficiales. Son muy relevantes en este aspecto porque aquí es donde el público debe encontrar toda la información que necesite.

• El email marketing es una estrategia “clásica” que también puedes utilizar, aunque debes tener una buena base de datos para que obtengas un éxito rotundo.

• El posicionamiento de la página web en los buscadores (SEO) también juega un papel importante, no lo descuides.

Si tu presupuesto te lo permite invierte en Google AdWords y Facebook Ads. Para que tus publicaciones lleguen a las personas adecuadas debes realizar una serie de modificaciones en las campañas y sectorizar al público, si no tienes mucha idea lo mejor será que pidas ayuda a las mejores agencias de marketing digital como SEOPERÚ.

Una vez que hayas mejorado todos estos aspectos, estamos seguros que la venta de entradas mejorará con creces. Recuerda, este tipo de estrategias son muy utilizadas por las empresas productoras de eventos deportivos en Lima Perú, corporativos, sociales y activaciones btl; así que ya lo sabes sigue las indicaciones y realiza un evento exitoso.